Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

1. Giriş ve kapsam

Bu metin, Foedus Oto Servis (Foedus CRM) hizmetini sunan işletmenin (“Foedus”), foeduscrm.com web sitesini ziyaret edenlerin, hizmeti deneyen veya kullanan oto servis işletmelerinin ve bu işletmelerin kullanıcılarının kişisel verilerini nasıl işlediğini, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat kapsamında açıklar.

Foedus, iki farklı rolde veri işler. Web sitesi ziyaretçileri, deneme veya abonelik için kayıt olan işletme sahipleri ve kullanıcılar bakımından veri sorumlusudur. Hizmeti kullanan oto servisin kendi müşterilerine, araçlarına ve iş emirlerine ait verileri ise servis adına, onun talimatlarıyla veri işleyen sıfatıyla işler; bu verilerin sorumlusu ilgili servis işletmesidir.

2. İşlenen kişisel veriler

• Kimlik ve iletişim bilgileri: ad soyad, e-posta adresi, telefon numarası, işletme adı, il/ilçe ve adres bilgisi.
• Hesap ve işlem bilgileri: kullanıcı rolü ve yetkileri, giriş kayıtları, abonelik, ödeme ve fatura durumu, sticker siparişi ve teslimat bilgileri, destek talepleri ve yazışmalar.
• Hizmet kullanım verisi: servis işletmesinin programa girdiği müşteri, araç, iş emri, teklif, stok, finans, çek-senet, randevu ve anket kayıtları (bu veriler için Foedus veri işleyendir).
• İşlem güvenliği verileri: IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, oturum ve hata kayıtları.
• Web sitesi verileri: ziyaret edilen sayfalar, yönlendiren kaynak ve reklam etkileşimi gibi çerezler ve benzeri teknolojilerle toplanan ölçüm verileri.
• Pazarlama ve iletişim verileri: WhatsApp veya e-posta ile ilettiğiniz talep ve mesajlarınız.

3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla ve KVKK’nın 5. maddesinde sayılan hukuki sebeplere dayanarak işlenir:

• Hesabınızı oluşturmak, 14 günlük ücretsiz deneme ve aboneliği yürütmek, hizmeti sunmak (sözleşmenin kurulması ve ifası).
• Ödemeleri almak, faturalandırmak ve ilgili mali kayıtları tutmak (hukuki yükümlülük, sözleşmenin ifası).
• Şifre sıfırlama, hoş geldiniz, deneme süresi ve ödeme durumu bildirimleri gibi hizmete ilişkin e-postaları göndermek (sözleşmenin ifası, meşru menfaat).
• Destek taleplerinizi yanıtlamak ve hizmet kalitesini artırmak (meşru menfaat).
• Bilgi güvenliğini sağlamak, kötüye kullanımı ve yetkisiz erişimi önlemek (hukuki yükümlülük, meşru menfaat).
• Web sitesi ve reklam performansını ölçmek (çerez politikasındaki esaslar çerçevesinde; gerekli olduğu durumlarda açık rıza).
• Yasal talepleri ve resmî makam taleplerini karşılamak (hukuki yükümlülük).

4. Verilerin aktarılması

Kişisel verileriniz, yukarıdaki amaçlarla sınırlı olmak üzere ve gerekli güvenlik önlemleri alınarak şu alıcı gruplarıyla paylaşılabilir:

• Ödeme hizmet sağlayıcısı: kart ile ödemelerde ödeme işlemini yürüten lisanslı ödeme kuruluşu (iyzico). Kart bilgileriniz Foedus sistemlerinde saklanmaz; ödeme sayfası ödeme kuruluşu tarafından sunulur.
• Altyapı ve barındırma hizmetleri: sunucu, veri tabanı, yedekleme ve e-posta gönderim altyapısı sağlayıcıları.
• Reklam ve analiz araçları: Google reklam etiketi ve web sitesi ziyaret ölçüm komut dosyası.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile hukuken yetkili özel kişiler: mevzuattan doğan talepler çerçevesinde.

Hizmet kapsamındaki bazı sağlayıcıların yurt dışında bulunması halinde aktarım, KVKK’nın 9. maddesindeki şartlara uygun olarak yapılır. Kişisel verileriniz pazarlama amacıyla üçüncü kişilere satılmaz.

5. Saklama süreleri

Hesap ve hizmet verileriniz, hesabınız aktif olduğu sürece saklanır. Hesap kapatma veya silme talebi halinde, mevzuatın saklamayı zorunlu kıldığı kayıtlar (ör. ticari ve mali kayıtlar, ödeme ve faturalama kayıtları) ilgili kanunlarda öngörülen süre boyunca; diğer veriler amacın ortadan kalkmasından sonra makul bir süre içinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Şifre sıfırlama bağlantıları tek kullanımlıktır ve 60 dakika sonra geçersiz olur; sistemde bağlantının kendisi değil yalnızca geri döndürülemez özeti tutulur.

6. Veri güvenliği

Foedus, verilerin güvenliği için makul teknik ve idari tedbirler uygular:

• Tüm bağlantılar şifreli (HTTPS) yapılır.
• Şifreler geri döndürülemez şekilde özetlenerek saklanır; açık metin olarak tutulmaz.
• Her işletmenin verisi diğer işletmelerden mantıksal olarak ayrıdır; bir işletme yalnızca kendi kayıtlarına erişebilir.
• Rol ve sayfa bazlı yetkilendirme ile çalışanların yalnızca yetkili oldukları bölümleri görmesi sağlanır.
• Veri tabanı düzenli olarak yedeklenir; yedekler erişim kontrolü altında tutulur.
• Oturum ve erişim kayıtları güvenlik amacıyla izlenir.

Hiçbir yöntem mutlak güvenlik sağlamaz. Bir ihlal şüphesi olduğunda ilgili mevzuata uygun olarak gerekli bildirimler yapılır.

7. Servis işletmeleri için veri işleyen sıfatımız

Servis işletmesi, programa girdiği müşteri, araç ve iş emri verilerinden KVKK anlamında veri sorumlusu olarak kendisi sorumludur; müşterilerine karşı aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek ve gerekli hukuki sebebi sağlamak servis işletmesine aittir. Foedus bu verileri yalnızca hizmeti sunmak amacıyla, servisin talimatları doğrultusunda işler, başka bir amaçla kullanmaz ve üçüncü kişilerle paylaşmaz (yukarıda sayılan altyapı sağlayıcıları hariç).

Servis işletmesinin müşterisi olarak verilerinize ilişkin talepleriniz için öncelikle ilgili servis işletmesine başvurmanız gerekir. Foedus’a ulaşan bu tür talepler ilgili servise iletilir.

8. KVKK kapsamındaki haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak şu haklarınızı kullanabilirsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• KVKK’nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bunların aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.

Başvurularınızı iletişim sayfamızdaki e-posta adresi veya WhatsApp hattı üzerinden, kimliğinizi doğrulayacak bilgilerle birlikte iletebilirsiniz. Başvurular en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. Ayrıca Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na şikâyet hakkınız saklıdır.

9. Çerez politikası

Çerezler, bir web sitesini ziyaret ettiğinizde cihazınıza kaydedilen küçük metin dosyalarıdır. Foedus web sitesinde ve uygulamasında kullanılan çerez ve benzeri teknolojiler şunlardır:

• Zorunlu teknolojiler: CRM uygulamasında oturumunuzu açık tutmak ve güvenliği sağlamak için tarayıcınızda saklanan oturum bilgileri. Bunlar olmadan uygulama çalışmaz.
• Reklam ölçümü: Google reklam etiketi (Google Ads), reklam kampanyalarının performansını ölçmek için kullanılır.
• Ziyaret ölçümü: web sitesine ait ziyaret ölçüm komut dosyası, sayfa görüntüleme ve kaynak bilgisini toplar.

Çerezleri tarayıcı ayarlarınızdan silebilir veya engelleyebilirsiniz; bu durumda zorunlu olmayan ölçüm işlevleri çalışmayabilir ve bazı sayfa özellikleri etkilenebilir. Google’ın reklam kişiselleştirme ayarlarını Google hesabınızdan yönetebilirsiniz.

10. Politikadaki değişiklikler

Bu metin, hizmetteki veya mevzuattaki değişikliklere göre güncellenebilir. Güncel sürüm her zaman bu sayfada yayımlanır; önemli değişiklikler hesap sahiplerine e-posta ile de bildirilebilir.

11. İletişim

Gizlilik ve kişisel verilerle ilgili tüm sorularınız ve KVKK başvurularınız için iletişim sayfamızdaki kanalları kullanabilirsiniz.